10 astuces pour mener à bien toutes vos tâches

La gestion efficace du temps et des tâches est cruciale pour réussir dans le monde professionnel d'aujourd'hui. En jonglant avec des responsabilités multiples et des échéances serrées, il est essentiel de maîtriser l'art de mener à bien toutes vos tâches. Dans cet article, nous allons explorer 10 astuces incontournables pour vous aider à optimiser votre productivité et à gérer vos responsabilités de manière efficace.

1. Posséder une liste de tâche globale

Chaque fois que vous ouvrez un mail, sauf urgence, notez simplement ce que vous devez faire dans votre liste de tâche globale. Définissez une échéance réaliste et peut être même un degré d'importance. Si besoin ajoutez des notes en remarque. De même, à chaque fois qu'une nouvelle tâche se présente, ajoutez la à cette liste globale.

Personnellement, même si je travaille avec mon ordinateur, je préfère avoir toutes mes tâches sur une application dans mon téléphone. Pour mes tâches professionnelles j'utilise Microsoft To Do qui me permet simplement d'écrire toutes mes tâches et de définir une échéance. L'avantage, si vous travaillez avec Microsoft Office, c'est que vous pouvez importer les tâches depuis Planner l'application de Microsoft idéale pour gérer les projets. Dans la vie privée j'utilise l'application Rappels de mon iPhone. De toute façon, je vous conseille de trouver une application qui fonctionne pour vous et donc de possiblement en tester plusieurs.

2. Priorisez vos tâches

Chaque jour, identifiez au maximum 6 tâches à réaliser pendant la journée et ce en fonction des dates d'échéances que vous vous êtes fixées.

Personnellement, je n'arrive pas bien à m'organiser en utilisant seulement l'outil liste de mon téléphone car cela n'est pas assez visuel pour moi. Ainsi je me laisse rapidement entraîner dans d'autres petites tâches. Pour remédier Verm·s a créé un outil de planning qui vous permet de visualiser votre journée.

3. Planifiez vos semaines

On pense souvent que la planification de ses journées est la clef pour réussir à effectuer ses tâches mais en réalité, le succès repose sur une planification des semaines, voir des mois à venir.

Il est évident que vous ne pouvez pas prévoir ce que vous ferez exactement dans deux mois, mais par contre, vous pouvez déjà organiser votre temps de travail.

Ci-dessous un exemple possible de découpage du temps de travail :

Ainsi, si demande un rdv on lui propose en priorité les lundis matins ou jeudis après-midi. Cela laisse ainsi du temps pour travailler des dossiers (exemple rapports, création de nouvelles offres, ...) en se concentrant seulement sur cette tâche. Je vous propose ainsi de réfléchir aux différentes tâches qui constituent votre métier et de les répartir ainsi, en avance, sur les semaines.

4. Évitez la procrastination

Combattez la procrastination en commençant par les tâches les plus difficiles ou ennuyeuses. Une fois que vous les aurez accomplies, vous vous sentirez plus motivé-e.

5. Triez vos mails

L'on reçoit des centaines de mails par semaine, si ce n'est plus. Selon la culture d'entreprise on peut, si on est en charge d'une équipe, rapidement être en copie de plusieurs dizaines de mails par jour. Rappelez-vous, les mails dont vous êtes en copie ne sont pas prioritaires ! Expliquez à vos collègues que vous ne traitez les mails en copie qu'une fois par semaine ou deux fois par mois, et proposez leur de vous mettre destinataire si vous devez agir sur ce mail ou que l'information est très importante pour votre travail. Personnellement, disciplinez-vous et lisez prioritairement les mails dont vous êtes destinataire !

6. Utilisez la technologie à bon escient

Utilisez des outils de gestion du temps et de tâches, tels que les applications de gestion de projet, pour suivre vos responsabilités et échéances. Par ailleurs, depuis l'avènement de l'AI, de nombreux logiciels peuvent vous simplifier grandement la tâche. Par exemple, chatGPT peut vous appuyer dans l'écriture de vos rapports ou dans la rédaction de mails. Attention cependant à ne divulguer aucune information sensible à propos de votre entreprise ou encore des informations concernant vos collègues. Utilisez toujours des situations génériques ou des "X" pour remplacer les données réelles en interagissant avec l'AI.

7. Planifiez des pauses régulières

Prenez le temps de faire des pauses pour recharger votre énergie mentale et physique. Cela vous permettra de rester productif sur le long terme. N'hésitez pas, si c'est possible, à apporter votre tapis de yoga au bureau pour prendre une pause. Il existe de très bon yoga à faire assis, je vous en donne un exemple ci-dessous (en anglais).

Vous pouvez, aussi, utiliser la méthode Pomodoro qui vous permet de travailler des périodes entière, puis de prendre des pauses elles aussi minutée. Une de mes applications préférée pour la méthode Pomodoro : Foca.

8. Apprenez à vous connaître

Pendant un mois, notez vos habitudes de travail et essayez de déterminer ce qui a bien fonctionné ou pas. Essayer de déterminer pourquoi vous n'arrivez pas à finir telle ou telle tâche et au contraire pourquoi certaines tâches fonctionnent bien. Cette connaissance de vous-même et de vos besoins en tant que professionnel-le vous aidera à mettre les priorités où cela est nécessaire pour vous.

9. Apprenez à dire non

Alors oui, on aime être qualifié-e de professionnel-le, donc souvent on accepte des tâches qui ne sont pas les nôtres. On part un peu plus tard pour remplir une mission qui ne nous appartient pas. Rassurez-vous, être professionnel-le c'est aussi savoir dire non. Ne surchargez pas votre emploi du temps. Apprenez à dire non aux tâches qui ne sont pas essentielles ou qui ne contribuent pas à vos objectifs professionnels et qui ne font pas partie de vos missions.

10. Faites un bilan quotidien

En fin de journée, prenez quelques minutes pour évaluer ce que vous avez accompli et ce que vous pouvez améliorer. Identifiez également trois aspects positifs de votre journée. L'outil de planification journalier développé par Verm·s contient justement des parties bilan et moments positifs.

En appliquant ces 10 astuces de gestion du temps, vous serez mieux équipé pour mener à bien toutes vos tâches professionnelles. La maîtrise de votre temps et de vos responsabilités est essentielle pour atteindre vos objectifs et réussir dans votre carrière. Alors, commencez dès aujourd'hui à mettre en pratique ces conseils et observez l'impact positif sur votre productivité et votre succès professionnel.